Escopo do projeto: como definir a EAP e gerenciar mudanças

Escopo do projeto em resumo: Escopo do projeto é a relação organizada de todas as atividades necessárias e suficientes para concluir o projeto, chamada de estrutura analítica do projeto (EAP). Ele define o que está e o que não está incluído, além dos limites de início e fim. Por isso, deve ser detalhado, comunicado e aprovado pelos patrocinadores.

O escopo do projeto é a base de qualquer projeto bem conduzido. Afinal, ele diz o que a equipe vai fazer e, também, o que não vai fazer.

O que é o escopo do projeto

O escopo é uma relação organizada de todas as atividades, chamada de estrutura analítica do projeto (EAP). Em inglês, a sigla é WBS, de work breakdown structure. Em outras palavras, a EAP define as atividades necessárias e suficientes para concluir o projeto com sucesso.

Por isso, ela estabelece de forma objetiva o que está e o que não está incluído. Além disso, deve definir limites, como quando o trabalho começa e quando termina. Esses limites precisam ser gerenciados para que todos os envolvidos os respeitem. Por fim, o escopo deve ser detalhado e comunicado à equipe.

Quem participa da definição

O poder de decisão do gerente de projetos também precisa ser definido. Isso porque, em alguns momentos, uma autonomia limitada sobre aspectos fora do escopo pode afetar muito a condução do projeto.

Da mesma forma, o interesse e o envolvimento dos patrocinadores são fundamentais. Eles formalizam o aceite do escopo depois de uma análise crítica do material. Assim, garantem que os objetivos serão atingidos de fato.

Como gerenciar mudanças no escopo do projeto

Durante a execução, as alterações de escopo podem ser gerenciadas. Contudo, quanto maior o cuidado com o planejamento do escopo e com a gestão de riscos, menor a chance de ajustes corretivos.

Mesmo assim, é preciso uma sistemática para gerir a mudança. Ou seja, verificar se o impacto é aceitável e se as ações propostas recolocam o projeto no caminho certo. A tabela resume o ciclo.

Etapa	O que fazer
Indicar	Apontar as ações corretivas necessárias
Avaliar	Verificar se o impacto da mudança é aceitável
Formalizar e aprovar	Documentar a mudança e obter a aprovação dos patrocinadores
Implementar	Fazer os ajustes de percurso conforme a necessidade
Arquivar	Guardar os registros para garantir a rastreabilidade do processo

Além disso, toda mudança tem implicações. Segundo o PDF, vale avaliar:

• O moral da equipe.
• A proporção de retrabalho e as horas dedicadas.
• Penalidades e multas.
• Alterações em contratos e em pedidos de compra.
• Aprovações e exigências legais.
• O controle da qualidade, entre outros pontos.

Fonte: acervo técnico da IMAM, revista intraLOGÍSTICA. Leia o artigo original em PDF. Conheça também a IMAM Consultoria.

Conclusão

Um bom escopo do projeto define com clareza o que entra e o que fica de fora, com limites e responsáveis. Portanto, envolva os patrocinadores no aceite, defina a autonomia do gerente e trate cada mudança com avaliação, aprovação e registro.

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