Enfoque em sistemas: como aperfeiçoar os processos internos

Enfoque em sistemas em resumo: Enfoque em sistemas é olhar a empresa como parte de um sistema maior, o ambiente de negócios, formado pela própria empresa, clientes, não clientes, fornecedores e órgãos do governo. Esse ambiente fornece dados de entrada e recebe dados de saída. Assim, os gerentes desenham processos internos que entregam, na hora certa e a custo aceitável, o que esse ambiente espera.

Toda empresa opera em relação ao ambiente ao seu redor. Por isso, o esforço para melhorar os processos deve refletir essa relação de mão dupla. Segundo o acervo técnico da IMAM, o ponto de vista apropriado é o enfoque em sistemas.

Nessa visão, a empresa é parte de um sistema maior, com várias partes que interagem o tempo todo. Neste artigo, você vê como esse olhar orienta a melhoria dos processos internos e quais perguntas fazer antes de mudar qualquer coisa.

O ambiente de negócios no enfoque em sistemas

O sistema maior, portanto, é o ambiente de negócios. Ele tem, pelo menos, cinco elementos:

• A própria empresa;
• Os clientes;
• Os não clientes;
• Os fornecedores;
• Os órgãos governamentais.

Além disso, esse ambiente fornece vários dados de entrada para a empresa. Em troca, recebe os dados de saída, isto é, o resultado das atividades dela.

Dados de entrada e dados de saída

Em seguida, a tabela mostra os exemplos que o PDF dá para cada lado dessa relação.

Dados de entrada	Dados de saída
Pagamentos de faturas	Produtos e serviços
Pedidos e contratos executados	Informações, propostas e cotações
Solicitações de informação, propostas e cotações	Faturas, ou contas a receber
Faturas dos produtos e serviços comprados	Pagamentos pelas compras da empresa
Exigências regulatórias	Evidência do cumprimento dos regulamentos
Recursos, como serviços públicos, materiais de escritório e insumos de produção	Resultados de valor para clientes e futuros clientes

Por que olhar as entradas

Em primeiro lugar, o enfoque em sistemas identifica os dados de que a empresa precisa para ter sucesso e os padrões que eles devem atender. Assim, a gerência consegue desenvolver e manter processos internos que garantam essas entradas na quantidade e na qualidade certas, quando forem necessárias e a um custo aceitável.

Por que olhar as saídas

Da mesma forma, essa visão identifica as saídas que o ambiente de negócios recebe e os padrões que elas devem atender. Desse modo, os gerentes criam processos que produzem essas saídas de forma constante, também na quantidade, na qualidade e no prazo certos, a um custo aceitável ao mercado.

Enfoque em sistemas: verifique antes de agir

Antes de implantar qualquer melhoria, o PDF recomenda responder a cinco perguntas:

1. Quais padrões os dados devem atender em qualidade, quantidade, prazo e custo?
2. Como fica o processo interno quando os dados aparecem num fluxograma?
3. O quadro que se forma é o ideal?
4. O resultado do processo atual atende aos padrões definidos?
5. Se a resposta à terceira ou à quarta pergunta for não, quais mudanças tornam o processo eficiente e eficaz?

Os ganhos do enfoque em sistemas

Em resumo, o enfoque em sistemas garante que os processos entreguem de forma constante os dados de entrada críticos para o crescimento contínuo e para o sucesso competitivo. Ao mesmo tempo, ele faz a empresa produzir resultados que têm valor para os clientes atuais e futuros.

Fonte: acervo técnico da IMAM, revista intraLOGÍSTICA. Conheça também a IMAM Consultoria.

Conclusão

Melhorar processos começa fora da empresa. Com o enfoque em sistemas, a gerência entende o que entra, o que sai e quais padrões cada lado exige. Depois, desenha o fluxograma, compara com o ideal e só então muda o que for preciso. Assim, a melhoria atende ao mercado, e não só a uma área interna.

Conteúdos complementares recomendados

• Melhoria de processos: As iniciativas que já transformam a operação logística.
• Mapeamento de processos: Como desenhar o fluxograma do processo atual.
• PDCA na gestão de processos: O ciclo para planejar e verificar as mudanças.