Pré-qualificação de operadores logísticos: informações e questionário

Sumário executivo

Pré-qualificação de operadores logísticos em resumo: Pré-qualificação de operadores logísticos é a fase da terceirização que filtra os candidatos antes da avaliação final. A contratante prepara informações sobre a empresa, os produtos e as atividades, faz uma pesquisa de mercado, envia um questionário aos interessados e classifica tecnicamente as respostas, pedindo comprovações aos mais bem colocados.

Muitas empresas erram na terceirização. Um dos erros mais comuns é decidir com base em comparações pontuais com empresas parecidas ou concorrentes, quando deveriam fazer avaliações mais amplas e cuidadosas. Por isso, a pré-qualificação de operadores logísticos é um dos primeiros cuidados na escolha do parceiro.

Este artigo, baseado no acervo técnico da IMAM, faz parte de uma série sobre a terceirização das operações logísticas e detalha essa fase.

O que vem antes da pré-qualificação de operadores logísticos

Antes de avaliar qualquer operador, a empresa vence algumas etapas preliminares:

• Primeiro, as considerações conceituais: visão sistêmica da cadeia, do fluxo de materiais e de informações.
• Além disso, os benefícios: dedicação ao negócio, redução de custos, melhores controles, absorção de conhecimento e troca de custos fixos por variáveis.
• Também os serviços disponíveis: compatibilidade com as necessidades, capacitação, custos e consulta a quem já usa serviços parecidos.
• Em seguida, a autoavaliação: se a empresa está pronta para uma parceria efetiva, para compartilhar informações e para monitorar o processo, e se a decisão é consensual.
• Depois, as necessidades competitivas: baixos custos logísticos, estoques e altos níveis de serviço.
• Por fim, a otimização da solução: diferencial competitivo para conquistar ou manter clientes.

Preparação para a pré-qualificação de operadores logísticos

Decidida a terceirização, a empresa define em detalhe as atividades que serão terceirizadas e o nível de serviço esperado, igual ou superior ao atual. Em seguida, prepara as informações para os candidatos e as questões que todos deverão responder.

Bloco	O que informar ao operador
Empresa contratante	Descrição geral, capital social, porte, localização de matriz, filiais e CDs, canais de distribuição, destinos, frequência, volumes e posição no mercado
Materiais e produtos	Descrição e características físicas dos principais itens, com relação e quantidades
Atividades terceirizadas	Descrição detalhada, como recebimento, estocagem, kits, separação, expedição e transporte, além dos objetivos e das responsabilidades do operador
Processo de seleção	Objetivos, critérios de avaliação e etapas do processo

Questionário de pré-qualificação de operadores logísticos

As questões cobrem quatro grupos. Assim, todos os candidatos respondem sobre os mesmos pontos.

No grupo de instalações e equipamentos, entram as instalações do operador nas cidades do projeto, os escritórios de representação ou os parceiros potenciais. Também entram as áreas de armazenagem e os equipamentos de movimentação e armazenagem.

Em seguida, o grupo de serviços e capacitação pergunta sobre estes pontos:

• Primeiro, os principais serviços e clientes.
• Além disso, a capacidade de iniciar a operação em curto prazo e de absorver crescimento e sazonalidade.
• Também a capacitação para assumir a operação física, administrativa e fiscal.
• Conhecimento de técnicas modernas de logística, como o just-in-time.
• Da mesma forma, a experiência com operações similares e a capacidade de otimizar fretes e rotas.
• Por fim, o pagamento baseado em custos operacionais detalhados (cost driver) e possibilidade de compartilhar a operação com outros clientes para ratear custos fixos.

Já no grupo de serviços de apoio e informações gerais, o operador mostra a experiência com sistemas de gerenciamento de estoques, a equipe de desenvolvimento e adaptação de software, o monitoramento por código de barras, a equipe de projetos logísticos e a de RH para treinamento. Por fim, envia portfólio, principais clientes, instalações, equipamentos e referências financeiras.

Como conduzir a pré-qualificação de operadores logísticos

Primeiro, faça uma pesquisa de mercado para achar prestadores com perfil compatível. Avalie porte e faturamento, especialidade, região de atuação, clientes compatíveis, instalações, capacitação e recursos de informática.

Depois, contate os operadores para saber quais estão realmente interessados. A esses, envie as informações e o questionário. Com as respostas, classifique os candidatos tecnicamente. Muitos declinam do convite, enquanto outros reforçam o interesse.

Para os mais bem classificados, peça comprovações, contatos e visitas a clientes com operações parecidas. Assim, o número de participantes que segue para a avaliação final fica bem menor.

Fonte: acervo técnico da IMAM, revista intraLOGÍSTICA. Conheça também a IMAM Consultoria.

Conclusão

A pré-qualificação de operadores logísticos evita escolhas baseadas em comparações rasas. Em resumo, prepare bem as informações, faça o mesmo questionário a todos e leve adiante só quem comprovar capacidade.

Conteúdos complementares recomendados

• Avaliação de propostas e corte final: A fase que vem depois da pré-qualificação.
• Oito etapas para avaliar operadores: Outro roteiro de seleção do parceiro.
• Como avaliar um prestador de serviços logísticos: Os fatores analisados antes de ir ao mercado.