Supply Chain e Logística
Processo order to cash (O2C): etapas e como otimizar a parte administrativa
Sumário executivoProcesso order to cash em resumo: O processo order to cash, ou O2C, é o conjunto de processos administrativos e operacionais que vai da coleta do pedido à entrega ao cliente e à cobrança. Seu objetivo é garantir eficiência operacional e excelente nível de serviço. O maior desafio está na parte administrativa, onde as perdas são difíceis de identificar.
A busca por aumento de competitividade e seus desafios.
Um dos fatores de diferencial competitivo que estamos acostumados a encontrar em diversos artigos e publicações relacionadas ao tema Supply Chain se refere a velocidade de atendimento ao cliente. Aspectos como: disponibilidade de estoque, previsão de demanda, malha logística, transportes e dentre outros são abordados com maior frequência quando nos referimos a busca de um maior desempenho nesse quesito.
Outro aspecto de suma importância para atingir esses objetivos se refere a um conjunto de processos administrativos e operacionais que começam na coleta de pedido e se encerram no momento de entrega do pedido ao cliente. Esses processos exigem uma alta capacidade de gerenciamento para evitar retrabalhos, perda de eficiência e prejuízos nos processos fundamentais da empresa. A esse processo de ponta a ponta chamamos de O2C – Order to Cash que tem por objetivo garantir a eficiência operacional e um excelente nível de serviço para os clientes.
O processo O2C é composto por processos administrativos que são: Coleta do pedido, Análise comercial, Análise de crédito, Pré-faturamento, Programação de carga e após a entrega do pedido temos a etapa de cobrança.
Os demais processos do O2C se referem a operação logística: Separação do pedido, Faturamento e carregamento do pedido, Entrega do pedido ao cliente final.
Como dito anteriormente é mais comum encontrarmos ferramentas e processos de melhoria relacionados ao aspecto operacional (logística) com foco no aumento da velocidade de atendimento ao cliente: maior produtividade na separação de pedidos, malha logística otimizada que reduz o lead time de entrega e etc.
O grande desafio está na otimização dos processos administrativos O2C, pois diferente dos processos operacionais em que conseguimos identificar com facilidade as perdas do processo: movimentações desnecessárias, esperas, retrabalhos entre outras, nos processos administrativos as perdas não são fáceis de se identificar, as pessoas envolvidas nesses processos acreditam que estão executando a atividade da forma mais otimizada possível.
Com a aplicação dos princípios da filosofia lean nos processos administrativos conseguimos melhorar a eficiência através da redução do número de atividades que não agregam valor ao processo: envio de e-mails, envio de arquivos por e-mail, dupla conferência de documentos (retrabalho) e etc.
Também podemos melhorar os processos através de uma abordagem construtiva, em que provocamos uma reflexão sobre as regras de negócio reduzindo sua complexidade ou sugerindo nova regras que até então não foram consideradas com objetivo de tornar mais eficiente os processos de coleta de pedido, análise comercial, análise crédito e cobrança. Com base em nossa experiência em diversos projetos de gestão competitiva, desenvolvemos junto aos nossos clientes, projetos de aumento de competitividade no O2C através de um processo de mentoria transferimos nosso conhecimento através de uma metodologia de gestão robusta garantindo a melhoria continua de todo o processo.
Veja também: Automatização dos Processos Administrativos
As etapas do processo O2C
Como o post divide o processo de ponta a ponta:
| Grupo | Etapas |
|---|---|
| Processos administrativos | Coleta do pedido, análise comercial, análise de crédito, pré-faturamento e programação de carga |
| Operação logística | Separação do pedido, faturamento e carregamento e entrega ao cliente final |
| Após a entrega | Cobrança |
Perguntas frequentes sobre o processo order to cash
Como se diz order to cash em português?
Order to cash, ou O2C, pode ser traduzido como do pedido ao recebimento. O termo descreve o processo de ponta a ponta que começa na coleta do pedido do cliente e vai até a entrega e a cobrança, com o objetivo de garantir eficiência operacional e um excelente nível de serviço.
Quais são as etapas do processo order to cash?
A parte administrativa inclui coleta do pedido, análise comercial, análise de crédito, pré-faturamento e programação de carga. A parte logística inclui separação do pedido, faturamento e carregamento e entrega ao cliente final. Depois da entrega vem a etapa de cobrança.
Quais são as etapas do processamento de pedidos na logística?
No O2C, a parte logística do processamento de pedidos tem três etapas: separação do pedido, faturamento e carregamento e entrega ao cliente final. As melhorias mais comuns nessa parte são aumentar a produtividade da separação e otimizar a malha logística para reduzir o lead time de entrega.
Por que é difícil otimizar a parte administrativa do O2C?
Porque, ao contrário da operação, em que perdas como movimentações desnecessárias e esperas são fáceis de ver, nos processos administrativos as perdas não aparecem com clareza, e as pessoas acreditam que já executam as atividades da forma mais otimizada possível.
Como o lean ajuda no processo order to cash?
Aplicando os princípios lean aos processos administrativos, é possível reduzir atividades que não agregam valor, como envio de arquivos por e-mail e dupla conferência de documentos, que na prática é retrabalho. Também ajuda revisar as regras de negócio, reduzindo sua complexidade na análise comercial, no crédito e na cobrança.
Conteúdos complementares recomendados
- Order to cash na prática: Outro olhar sobre o processo O2C.
- Automatização dos processos administrativos: Como reduzir tarefas manuais.
- Perdas administrativas e lean office: Um caso de redução de perdas no escritório.
