Order to Cash: A Importância do Processo O2C

A busca por aumento de competitividade e seus desafios.

Um dos fatores de diferencial competitivo que estamos acostumados a encontrar em diversos artigos e publicações relacionadas ao tema Supply Chain se refere a velocidade de atendimento ao cliente.  Aspectos como: disponibilidade de estoque, previsão de demanda, malha logística, transportes e dentre outros são abordados com maior frequência quando nos referimos a busca de um maior desempenho nesse quesito.

Outro aspecto de suma importância para atingir esses objetivos se refere a um conjunto de processos administrativos e operacionais que começam na coleta de pedido e se encerram no momento de entrega do pedido ao cliente. Esses processos exigem uma alta capacidade de gerenciamento para evitar retrabalhos, perda de eficiência e prejuízos nos processos fundamentais da empresa. A esse processo de ponta a ponta chamamos de O2C – Order to Cash que tem por objetivo garantir a eficiência operacional e um excelente nível de serviço para os clientes.

O processo O2C é composto por processos administrativos que são: Coleta do pedido, Análise comercial, Análise de crédito, Pré-faturamento, Programação de carga e após a entrega do pedido temos a etapa de cobrança.

Os demais processos do O2C se referem a operação logística: Separação do pedido, Faturamento e carregamento do pedido, Entrega do pedido ao cliente final.

Como dito anteriormente é mais comum encontrarmos ferramentas e processos de melhoria relacionados ao aspecto operacional (logística) com foco no aumento da velocidade de atendimento ao cliente: maior produtividade na separação de pedidos, malha logística otimizada que reduz o lead time de entrega e etc.

O grande desafio está na otimização dos processos administrativos O2C, pois diferente dos processos operacionais em que conseguimos identificar com facilidade as perdas do processo: movimentações desnecessárias, esperas, retrabalhos entre outras, nos processos administrativos as perdas não são fáceis de se identificar, as pessoas envolvidas nesses processos acreditam que estão executando a atividade da forma mais otimizada possível.

Com a aplicação dos princípios da filosofia lean nos processos administrativos conseguimos melhorar a eficiência através da redução do número de atividades que não agregam valor ao processo: envio de e-mails, envio de arquivos por e-mail, dupla conferência de documentos (retrabalho) e etc.

Também podemos melhorar os processos através de uma abordagem construtiva, em que provocamos uma reflexão sobre as regras de negócio reduzindo sua complexidade ou sugerindo nova regras que até então não foram consideradas com objetivo de tornar mais eficiente os processos de coleta de pedido, análise comercial, análise crédito e cobrança. Com base em nossa experiência em diversos projetos de gestão competitiva, desenvolvemos junto aos nossos clientes, projetos de aumento de competitividade no O2C através de um processo de mentoria transferimos nosso conhecimento através de uma metodologia de gestão robusta garantindo a melhoria continua de todo o processo.

Veja também: Automatização dos Processos Administrativos

Por: Aldemario Gomes