OTIF: O Que É, Importância E Como Calcular?

Saiba como o OTIF pode otimizar suas entregas, reduzir custos e aumentar a satisfação dos clientes.

Já imaginou perder um cliente devido a uma entrega atrasada ou feita parcialmente, em mais entregas que o combinado? Essa é uma realidade que muitas empresas enfrentam. Prova disso são as inúmeras críticas feitas a empresas de diferentes segmentos no Reclame Aqui. Nesse sentido, medir o OTIF ajuda a evitar essa situação.

Ele funciona como um termômetro da saúde da sua operação. Isto é, ele indica com precisão se sua empresa está entregando o que promete e conquistando a confiança dos seus clientes.

Então, quer saber como calcular e implementar o OTIF na sua empresa? Continue lendo e descubra:

• O que é o indicador OTIF?
• Por que o OTIF é importante?
• Como calcular o OTIF?

O que é o indicador OTIF?

O indicador OTIF (On-Time In-Full) ) é um indicador de Nível de Serviço para a gestão de logística. Ele mede a eficiência de uma empresa em cumprir entregas conforme o prometido, analisando se os produtos foram entregues:

• no prazo combinado com o cliente – On-Time;
• na quantidade exata solicitada, sem faltas – In-Full. 

Em outras palavras, o OTIF responde à pergunta: “Conseguimos entregar tudo o que o cliente pediu e no momento certo?’’ Ou seja, o OTIF funciona como um “termômetro” da qualidade de entrega.

Para entender melhor, compare o OTIF com uma encomenda feita em um restaurante: o cliente pede um prato específico para ser servido até determinado horário. Se o restaurante entregar exatamente o pedido, no horário combinado, ele atinge o OTIF ideal. 

Caso o prato chegue atrasado, incompleto ou com ingredientes trocados, o “OTIF” do restaurante fica prejudicado, afetando a satisfação do cliente.

Por que o OTIF é importante?

O OTIF é um indicador fundamental para qualquer empresa que busca otimizar sua logística. Isso é importante pelos seguintes motivos:

Satisfação do cliente

Um alto índice de OTIF significa que você entrega os produtos ou serviços no prazo e exatamente como o cliente solicitou. Isso gera confiança e fidelidade, aumentando a chance do cliente fazer novas compras e indicar sua empresa para outros. Da mesma forma, mostra qualidade no atendimento de materiais aos clientes internos.

Redução de custos

Um baixo OTIF pode gerar diversos custos adicionais, como:

• devoluções – produtos entregues errados ou com defeito precisam ser devolvidos, gerando gastos com transporte e reposição;
• retrabalho – é preciso refazer pedidos, demandando tempo e recursos;
• perda de clientes – clientes insatisfeitos com entregas atrasadas ou produtos com defeito tendem a procurar por outras empresas.
• atrasos em processos internos como produção e manutenção.

Melhora da reputação

Empresas com alto OTIF são vistas como mais confiáveis e eficientes, o que fortalece sua imagem no mercado. 

Afinal, considere que os consumidores costumam procurar por comentários nas redes sociais, depoimentos e críticas no Reclame Aqui ou no Google para decidir uma compra. 

Logo, quanto melhor a reputação de uma marca, maior a probabilidade de atrair e reter clientes.

Otimização da cadeia de suprimentos

Ao monitorar o OTIF, você consegue identificar gargalos e oportunidades de melhoria em seus processos logísticos, tornando sua operação mais eficiente. Por exemplo, a análise do OTIF mostrou que as entregas atrasam frequentemente?

Com esse dado, é possível investir em melhorias, como otimizar o processo de compras, produção, gestão de estoques, preparação dos pedidos ou ajustar os horários de saída dos veículos. Dessa forma, monitorar o OTIF ajuda a reduzir atrasos e erros nas entregas.

Tomada de decisões

O OTIF fornece dados precisos para você tomar decisões estratégicas, como escolher novos fornecedores ou otimizar rotas de entrega. Por exemplo, se o OTIF indicar que atrasos são frequentes, causados por falhas de com um determinado fornecedor, a empresa pode:

• renegociar prazos;
• revisar condições de contrato;
• buscar um novo parceiro mais confiável;
• etc.

Essas decisões baseadas no OTIF viabilizam que a empresa reduza custos operacionais e melhore a qualidade do serviço. Assim, ela atende as expectativas dos clientes de maneira mais consistente e eficiente.

Como calcular o OTIF?

Podemos calcular o OTIF de diversas formas, para as atividades da logística inbound, interna e de distribuição. A unidade de medida deve ser medida escolhida adequadamente, se por requisições, pedidos, romaneios, notas fiscais, entregas ou por linhas de cada um destes documentos.

Para calcular o OTIF, siga estes passos caso queira calcular para entregas:

Determine o On Time:

• conte o número total de entregas realizadas;
• conte o número de entregas realizadas dentro do prazo combinado com o cliente;
• divida o número de entregas no prazo pelo número total de entregas e multiplique por 100. O resultado é a porcentagem de entregas realizadas no prazo.

Determine o In Full:

• conte o número total de entregas realizadas;
• conte o número de entregas realizadas sem nenhum problema (produtos corretos, quantidade correta, sem avarias);
• divida o número de entregas completas pelo número total de entregas e multiplique por 100. O resultado é a porcentagem de entregas completas.

Calcule o OTIF:

• multiplique a porcentagem de On Time pela porcentagem de In Full;
• divida o resultado por 100.

Mais recentemente, o mercado passou a incluir no cálculo do In Full, a qualidade do produto, considerando que, mesmo que uma entrega tenha sido feita de forma completa, alguns produtos podem não estar em condição de utilização.

Por exemplo, suponha que uma fábrica de peças automotivas tenha enviado 500 peças para uma montadora. Após analisar os dados de entrega, foram constatados os seguintes resultados:

• 480 peças foram entregues dentro do prazo estabelecido no contrato;
• 475 peças foram entregues sem nenhum tipo de defeito ou avarias.

Para calcular o OTIF, vamos seguir os passos:

• On Time = (Número de entregas no prazo / Número total de entregas) x 100
• On Time = (480 / 500) x 100 = 96%

Cálculo do In Full:

• In Full = (Número de entregas completas / Número total de entregas) x 100
• In Full = (475 / 500) x 100 = 95%

Cálculo do OTIF:

• OTIF = (On Time x In Full) / 100
• OTIF = (96% x 95%) / 100 = 91,2%

Neste exemplo, o OTIF é de 91,2%. Ou seja, 91,2% das peças foram entregues no prazo e sem nenhum problema. Embora o indicador pareça alto, para saber se o OTIF calculado atende ou não as expectativas do cliente, precisamos consultar o que foi negociado e está em contrato para este produto.

FAQ – Perguntas Frequentes