PDM gera economia: como o padrão de descrição de materiais evita perdas

Sumário executivo

PDM e economia em resumo: O PDM, Padrão de Descrição do Material, define os atributos necessários para identificar cada material no cadastro. Assim, o que consta na descrição é o que está no estoque. Além disso, ele revela duplicidades, torna confiável o histórico de compras e evita prejuízos como receber um material errado depois de um tempo de ressuprimento de 60 dias.

Quando o usuário da sua empresa solicita um material, ele recebe o que realmente precisa?

Em tempos passados, época de inflação alta, era normal as empresas manterem grandes estoques de insumos, matérias-primas e materiais. O importante era não correr o risco de faltar algo no processo de fabricação. Ganhava-se muito por dia em aplicação financeira, o que mascarava o dinheiro parado em estoque.

A ordem era produzir ao máximo e depois o departamento de Vendas se virava para vender tudo e acaba vendendo mesmo, pois era uma época de muita expansão e crescimento no País.

Neste período não se dava muita ênfase para o custo de fabricação.

Os tempos mudaram, a inflação diminuiu, os ganhos “fáceis” com aplicação financeira acabaram, o processo de globalização começou no Brasil e a nova ordem nas empresas era diminuir os custos, não deixando muito dinheiro parado em estoque e enxugando ao máximo os processos internos.

Nossas empresas passaram a concorrer com empresas do mundo inteiro, que tinham processos de fabricação enxutos, alta tecnologia e portanto menores preços.

Muitas empresas não aguentaram a concorrência e quebraram. As que ficaram, tiveram que se adaptar rapidamente a nova realidade.

O conceito da logística foi mais difundido e importante para agir em todas as frentes de trabalho nos processos.

Mas e no setor da logística referente a administração de materiais? Ter o conceito de divisão de famílias/grupos, conhecimento do consumo de cada item, lote econômico de compra, estoque mínimo, ponto de pedido, estoque máximo, etc. são suficientes para não “perder dinheiro”?

O que acontece normalmente é do usuário pedir o cadastramento do material com a descrição que conhece ou acha ser suficiente para identificação do mesmo. O comprador, que não é necessariamente um especialista em materiais consegue cotação no mercado com alguns fornecedores, faz a negociação final e fecha a compra.

O material chega no destino, o almoxarifado compara com a descrição do cadastro, libera a nota fiscal e dá entrada no estoque.

Passa-se uns dias, o usuário solicita o material e descobre, que é diferente do que precisa, na aplicação desejada.

Neste exemplo pode ser um parafuso, onde o usuário ao cadastrar informou o tamanho, material, diâmetro e passo. Faltou informar o tipo de cabeça (sextavada, redonda com fenda, etc.), se é rosca total ou parcial, se tem revestimento, ou então a Norma, que já poderia identificar estes atributos.

Veja só o prejuízo, passado o Tempo de Ressuprimento de 60 dias (Tempo de Solicitação de Compra + Tempo de Compra + Tempo de Entrega + Tempo de Transporte), descobre-se que o material está errado, não poderá ser usado, já foi pago, tem que negociar a devolução e frete de retorno, sendo que o fornecedor alega que não arcará com o custo do frete, pois entregou conforme descrição. Não estará totalmente errado, mas pode ter se beneficiado para ganhar a cotação, por cotar um parafuso mais barato, como por exemplo, sem o revestimento galvanizado eletrolítico, que os concorrentes cotaram apesar de não constar na descrição, pois era o mais indicado pelos outros atributos da narrativa.

Também tem o prejuízo do equipamento onde seria usado, ficar parado aguardando a peça.

Neste exemplo foi um parafuso, que é pequeno e normalmente item de prateleira, ou seja, fornecedores mantém estoque, mas e se fosse um material que dependesse de fabricação de aproximadamente 45 dias, fosse grande e portanto com frete mais caro?

Muitos fabricantes entendem de fazer o que é o mais comum, tem mais saída e às vezes não acham importante perguntar detalhes antes da fabricar e é ai que está o perigo. É a história da brincadeira do telefone sem fio, onde todos entendem diferente, mas acham que todos entederam igual.

Visando uma economia geral e eficiência no cadastro de materiais é necessário a utilização do PDM (Padrão de Descrição do Material), onde cada PDM tem os atributos necessários para identificação do material.
Utilizando-se PDM, além de ter um cadastro de materiais confiável, onde o que consta na descrição é o que está no estoque, começa a se identificar duplicidades ou até multiplicidades existentes, que no passado foram cadastrados com descrições similares ou até mesmo em famílias/grupos diferentes.

Além disto o histórico do departamento de Compras começa a ficar confiável, pois ao fazer nova compra, o comprador consulta no sistema compras anteriores do mesmo Código de Material e tem subsídio com informações corretas de preço, prazo de entrega, condição de pagamento, com quem fechou, etc.. Antes se fizesse isto não havia confiança, pois podia estar comparando a compra atual de uma “laranja pêra” com compras anteriores de “laranja lima”, “tangerina” ou até “limão”. 

É importante preparar o cadastro de materiais com as descrições curtas (etiqueta da prateleira) e longas (completas que saem nos documentos), que atendam o comércio eletrônico ou simplesmente um processo de compras mecanizado, onde o material que o usuário imagina e precisa usar, seja realmente o que ele vai receber.

Avalie seu cadastro de materiais e o quanto ele pode melhorar e economizar com a implementação do PDM.

O que muda no cadastro de materiais com o PDM

Em resumo, a comparação que o post apresenta:

Aspecto	Sem PDM	Com PDM
Descrição do material	O usuário cadastra com a descrição que conhece ou acha suficiente	Cada PDM traz os atributos necessários para identificar o material
Compra	O fornecedor pode cotar um item mais barato que não atende à aplicação	O que consta na descrição é o que chega ao estoque
Duplicidades	Itens cadastrados com descrições similares ou em famílias diferentes	Duplicidades e multiplicidades começam a ser identificadas
Histórico de compras	Sem confiança para comparar preço, prazo e fornecedor	Compras anteriores do mesmo código servem de subsídio confiável

Conteúdos complementares recomendados

• Padrão descritivo de materiais (PDM): Além disso, o conceito em detalhe.
• Codificação de materiais: Como estruturar os códigos do cadastro.
• A importância do PDM: Por fim, outros ganhos do padrão.

Perguntas frequentes sobre PDM, o Padrão de Descrição do Material