Gestão da mudança no armazém: técnicas para implementar com a equipe

Gestão da mudança no armazém em resumo: A gestão da mudança no armazém leva em conta o fator humano ao modificar processos ou implantar um novo WMS. As técnicas incluem criar uma cultura de mudança, entender como as pessoas reagem, planejar a comunicação, investir em treinamento, reforçar o positivo, envolver os funcionários, estimular o feedback e liderar com otimismo.

O gerenciamento da mudança é muito importante no centro de distribuição. Se você estiver modificando processos ou implementando um novo sistema de gerenciamento do armazém, é importante levar em conta o fator humano, de outra forma, você poderá descobrir que seus esforços de mudança em vão.

Infelizmente, muitos gerentes de centro de distribuição não compreendem o processo do gerenciamento da mudança. Quando as mudanças não são bem projetadas e não são devidamente executadas, torna-se muito difícil as pessoas trabalharem no armazém.

A seguir, apresentaremos técnicas para implementação de mudança em armazéns:

? Estabelecer uma cultura de mudança. Organizações que têm em funcionamento um processo de melhoria da qualidade estão bem adiantadas para estabelecer uma cultura que adote, ao invés de resistir, a mudança. Os CDs que continuamente buscam a melhoria já têm uma mentalidade na qual cada pessoa na organização procura formar para melhorar processos. Se você não possuir um processo de melhoria em funcionamento, considere ter um.

? Compreender a realidade da mudança. Em qualquer organização, vinte por cento das pessoas compreenderão e adotarão a mudança. Sessenta por cento das pessoas ficarão indiferentes à mudança e tentarão compreendê-la  mas, poderá levar algum tempo para que elas aceitem a mudança. Tipicamente, vinte por cento não desejam a mudança, não estão interessadas nela e pode ficar amedrontadas com ela.

Os gerentes de CD e seus supervisores devem compreender como a mudança é ameaçadora às pessoas e conversar consistentemente sobre os benefícios da mudança.

Os gerentes devem identificar os que primeiro adotam a mudança e encontrar formas para aproveitar seu entusiasmo. Devem se comunicar cuidadosamente com o grupo do meio e trabalhar arduamente para converter suas preocupações em total aceitação. O terceiro grupo pode precisar de atenção especial, tal como aconselhamento pessoal. “Alguns funcionários não poderão se adaptar ou aceitar a mudança. Eles podem ter de descobrir um novo cargo dentro do CD – ou podem ter de deixar a empresa”.

A resistência à mudança pode não ser resolvida com os funcionários da linha de frente. Nem todos os supervisores serão especialistas em mudança. É crucial que você torne todos os seus supervisores em elementos de apoio, e não em barreiras; de outra forma, poderão sabotar a mudança.

? Desenvolver um plano e um processo para comunicação da mudança. Se no nível da gerência ou da linha de frente, os funcionários estarão preocupados com o efeito que qualquer mudança terá em seu trabalho, seu meio de subsistência, acalmar estas preocupações significa que um esforço de comunicações bem executado e profundo precisa ser parte integrante de todo esforço de gerenciamento da mudança.

Ao gerente do CD deve implementar um programa de comunicações muito efetivo de forma que os funcionários confiem no fato de que obterão todas as informações de que precisam. Metas do processo de comunicações incluem:

? Ajudar os funcionários para que se sintam seguros, apesar da mudança.

? Apresentar o caso da mudança.

? Comunicar, aos funcionários os benefícios que a organização e eles terão com a mudança.

? Manter os funcionários informados sobre os planos e o andamento, à medida que a mudança é implementada e os detalhes de que precisam sobre como a mudança lhes afetará.

? Ajudar os funcionários para que se sintam envolvidos.

? Comunicar, comemorar e conhecer as realizações.

? Obter o comprometimento e o suporte dos funcionários.

Se uma mudança for necessária para atender aos requisitos dos clientes, se você estiver anunciando um novo sistema de gerenciamento do armazém, por exemplo, explique que os clientes atualmente exigem níveis elevados de acuracidade e de serviço, entrega rápida e baixo custo e que o WMS possibilitará a sua operação atender às expectativas dos clientes. Fale sobre as conseqüências de não atender a tais expectativas tais como a perda de negócios e eventual perda de empregos.

Além disso, discuta sobre como o sistema ajudará os funcionários a realizar suas tarefas de melhor forma. Focalize os medos naturais dos funcionários sobre o novo sistema – detalhando o tipo de treinamento que eles receberão e os mecanismos de suporte que estarão em funcionamento. E destaque para eles o valor das novas aptidões que eles aprenderão.

? Investir em treinamento. Porém, você deve estar verdadeiramente comprometido em fornecer todo treinamento necessário, não apenas da boca para fora. Os operadores do armazém devem saber que a gerência do CD sinceramente acredita no processo de treinamento e está comprometido com o investimento neles como indivíduos para treiná-los ao novo ambiente. Eles precisam compreender que a gerência os ajudará a adquirir as novas aptidões de que precisam.

Além de fornecer treinamento amplo e bem projetado, isto significa alocar tempo suficiente aos funcionários e supervisores da linha de frente para participarem do treinamento, seja na sala de aula ou do treinamento no chão do armazém. Traga temporários para realizar o trabalho normal, de modo que os treinandos possam se concentrar naquilo que estão aprendendo.

Verifique se seu treinamento foi projetado para acomodar estilos de aprendizado individual e capacidades. Por exemplo, operadores mais jovens que têm utilizado computadores na escola podem adotar a tecnologia baseada em computadores mais prontamente – e aprender como utilizá-lo mais rapidamente do que operadores que têm pouca experiência com computadores. Certifique-se de que os funcionários que estejam preocupados com sua capacidade de adquirir as novas aptidões possam aprender em um ambiente confiável. Além disso, fique alerta com os funcionários que podem não ter suficientes aptidões de leitura. Em mais de um armazém, descobriu-se que funcionários valiosos e produtivos não podiam ler e foi decidido investir em treinamento de alfabetização.

? Acentuar o positivo. À medida que a mudança estiver sendo implementada, forneça bastante reconhecimento positivo. Cada CD deve ter em funcionamento um processo para reforço positivo, particularmente durante períodos de mudança.

Comunique e comemore as realizações, grandes e pequenas, e em uma base de grupo e individual. Além disso, peça aos supervisores digam diariamente coisas positivas que seus associados tenham feito, de modo que se possa encontrar as pessoas e cumprimentá-las.

? Envolver os funcionários. É importante envolver funcionários no projeto e na implementação da mudança. Incluir um operador do armazém na equipe não somente fornece a você input valioso, mas também possibilita que a pessoa obtenha informações da força de trabalho e seu input. Ao implementar a mudança, todos na organização sentirão que suas idéias e interesses foram levados em consideração.

? Estimular o feedback dos funcionários. Deixe que os funcionários saibam repetidamente que você dá as boas-vindas e estimula seu feedback, seja ele positivo ou negativo.

? Ser um especialista da mudança. Como um líder do CD, você será observado de perto por todos na organização que procuram pistas sobre como a mudança está sendo feita. Certifique-se de que você continuamente projeta uma imagem positiva de liderança e permanece otimista e entusiasmado durante todo o processo.

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Veja também: O Que os Gerentes e Supervisores do Armazém Precisam Saber

Como as pessoas reagem à mudança no armazém

Em resumo, os três grupos descritos no post e como tratar cada um:

Grupo	Como agir
20% que compreendem e adotam a mudança	Identificar quem adota primeiro e aproveitar seu entusiasmo
60% indiferentes, que precisam de tempo	Comunicar com cuidado e converter as preocupações em aceitação
20% que não desejam a mudança	Dar atenção especial, como aconselhamento pessoal

Perguntas frequentes sobre gestão da mudança no armazém

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Por: IMAM