Motivação e capacitação: por que toda mudança depende das pessoas

Sumário executivo

Motivação e capacitação na mudança em resumo: Toda mudança de processo ou de sistema (um ERP, um WMS, um TMS, um kaizen) depende das pessoas que vão operá-la. Muitas ferramentas boas fracassam não pela tecnologia, mas porque a equipe não entendeu os motivos da mudança, não foi treinada a tempo e não foi envolvida. Para a mudança dar certo, a empresa precisa escolher a ferramenta pela própria realidade, explicar motivos, benefícios e restrições, capacitar antes de virar a chave e acompanhar o uso no dia a dia.

Por que as mudanças falham sem as pessoas

Cada vez mais a busca da lucratividade de uma empresa está associada à sua competitividade, afinal todos estão disputando um cliente que está cada vez mais exigente e não raramente esta busca se traduz em utilização de ferramentas de apoio sofisticadas para a melhora do desempenho da empresa e, se possível, com redução de custos e de pessoal.

Porém quando tratamos de ferramentas para otimizar a produtividade nas empresas podemos avaliar desde metodologias simples como Kaizens e Housekeeping (e vale a pena lembrar que estas ferramentas além de baixo custo proporcionam grandes resultados), até sofisticados sistemas informatizados que apoiam desde a avaliação de fornecedores de matérias-primas à roteirização da distribuição dos produtos nos pontos de consumo.

Neste ponto começamos a nos encantar com iscas e armadilhas, pois ficamos deslumbrados com o potencial que nos é apresentado pelos fornecedores das mesmas e com os resultados que esta ou aquela empresa obteve e esquecemos que cada empresa vive uma realidade diferente, podendo estar em outro nível de maturidade, com necessidades e capacidades (equipamentos e pessoas) diferentes, o que certamente exige ferramentas e abordagens diferentes.

Assim como um bom martelo ou uma chave de fenda, os sistemas e metodologias que, as vezes, tratamos como milagrosas, são excelentes ferramentas que podem ser inúteis se não forem utilizadas corretamente. Isso nos faz lembrar aquele primeiro curso que fizemos sobre Qualidade: o que é melhor, uma Ferrari ou um pangaré? Se você pensou na Ferrari, você está já está pronto para cair em uma grande armadilha. Pense, onde estas ferramentas (Ferrari e pangaré) serão utilizadas? Duvido que uma Ferrari tenha alguma serventia para realizar os trabalhos de uma fazenda, recolhendo gado ou algo deste tipo, da mesma forma não entraríamos em uma pista de corridas automobilísticas com um pangaré.

Utilizar sistemas complicados apenas por modismos, sem a real compreensão do seu potencial e principalmente das suas restrições e exigências, poderá tornar os processos da empresa mais lentos e improdutivos, enquanto afundamos em “procedimentos incompreensíveis” que por sua vez amarram a operação a outros procedimentos, outros setores, etc.

E se mesmo tendo feito a análise adequada da realidade da empresa, das necessidades, dos objetivos, do potencial e das restrições da ferramenta, ainda continuarmos nos afundando em “procedimentos incompreensíveis”? Talvez tenha sido esquecido um dos pontos cruciais em qualquer empresa, em qualquer setor ou processo: Capacitação das pessoas.

Portanto nunca se esqueça que o talento principal não é da ferramenta (informatizada ou não), mas de quem a opera. Busque sempre ferramentas que aumentem a competitividade de sua empresa, mas nunca se esqueça de treinar sua equipe, envolvendo e motivando para que possam tirar o máximo das ferramentas disponíveis.

Não é raro encontrarmos funcionários reclamando que depois da instalação de um ERP, WMS, TMS ou outra ferramenta de última geração os processos ficaram lentos, surgiram atrasos, etc. e em muitas vezes excelentes ferramentas são simplesmente abandonadas. Na maioria destes casos, em poucos minutos de conversa com os usuários das ferramentas descobrimos que o problema não é só pela mudança cultural repentina, mas também pela falta de capacitação adequada dos mesmos.  Pois é, esqueceram ou menosprezaram um dos pontos mais importante em qualquer mudança. Não adianta incentivar ou forçar o funcionário (em qualquer área da empresa) abandonar um processo que ele já domina e adotar um novo processo sem que antes ele tenha sido envolvido adequadamente nesta mudança, ele precisa entender os motivos da mudança, os benefícios, restrições e finalmente ser treinado adequadamente para executar os novos processos ou rotinas com conhecimento, comprometimento e qualidade. Só assim a empresa não correrá o risco de ver todo investimento (dinheiro, horas de dedicação, etc) ir por água abaixo.

Portanto lembre-se sempre, nenhuma empresa é feita só de equipamentos, ferramentas, metodologias ou tecnologias. Mesmo em um cenário de constantes automatizações, a alma das empresas ainda são as pessoas que trabalham nela e estas pessoas devem ser constantemente treinadas e motivadas para conseguirem dar o melhor de sí.

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Como conduzir a mudança com as pessoas: passo a passo

• 1. Diagnostique antes de escolher: avalie a maturidade dos processos, as necessidades e as restrições da empresa. A melhor ferramenta é a que serve à sua operação, não a do caso de sucesso do vizinho.
• 2. Explique o porquê: cada pessoa afetada precisa entender os motivos, os benefícios e as restrições da mudança, inclusive o que vai ficar mais trabalhoso no começo.
• 3. Envolva usuários-chave desde o início: quem conhece a rotina ajuda a desenhar o processo novo, aponta problemas cedo e vira multiplicador.
• 4. Treine antes de virar a chave: o treinamento deve usar a tela, o procedimento e o cenário reais, e acontecer perto da data de início para não ser esquecido.
• 5. Dê suporte nas primeiras semanas: plantão de usuários-chave e canal rápido para dúvidas evitam que a equipe volte ao jeito antigo.
• 6. Acompanhe indicadores e reconheça: meça produtividade, erros e prazos antes e depois, corrija o que não funcionou e reconheça quem adotou o processo novo.

Armadilhas e cuidados na adoção de ferramentas

Em resumo, os alertas do post:

Armadilha	Cuidado recomendado
Escolher por modismo	Analisar a realidade, a maturidade, as necessidades e as restrições da empresa
Ferramenta errada para o uso	Lembrar do exemplo da Ferrari e do pangaré: cada ferramenta serve a um tipo de trabalho
Mudança sem envolvimento	Explicar ao funcionário os motivos, os benefícios e as restrições da mudança
Falta de capacitação	Treinar a equipe para executar os novos processos com conhecimento, comprometimento e qualidade

Sinais de que a equipe não foi preparada

• Processos mais lentos depois da implantação do sistema, sem melhora com o tempo.
• Planilhas paralelas e controles manuais convivendo com o sistema novo.
• Reclamações frequentes de que o sistema “não funciona”, quando ele funciona para outras empresas.
• Dependência de uma ou duas pessoas que sabem usar a ferramenta.
• Ferramenta abandonada poucos meses depois do investimento.

Se esses sinais aparecem, o caminho quase sempre passa por voltar ao passo 2: rever a comunicação, retreinar com o cenário real e envolver as pessoas que operam o dia a dia. Para aprofundar, veja a importância da gestão da mudança e a importância do treinamento e da reciclagem.

Perguntas frequentes sobre motivação e capacitação na mudança

Conteúdos complementares recomendados

• A importância da gestão da mudança: Como envolver as pessoas na mudança.
• Capacitação profissional: Como desenvolver a equipe.
• Treinamento e reciclagem de funcionários: Por que treinar sempre.
• Implantação de ERP na logística: Os cuidados para o sistema dar resultado.
• Quando trocar de WMS: Nove sinais de que o sistema não atende mais.